Politique de confidentialité

1. Introduction et présentation générale

Chez WAILO, accessible via notre application mobile WAILO et notre site web https://wailo.ai, la confidentialité et la sécurité des données de nos utilisateurs sont de la plus haute importance. Cette politique de confidentialité vise à vous informer de manière transparente et détaillée sur la manière dont nous collectons, utilisons, partageons, et protégeons les informations personnelles que vous nous fournissez.

WAILO est une application professionnelle dédiée à la gestion et à l'enrichissement de contacts professionnels. Notre engagement envers la protection de vos données s'inscrit dans une démarche de sobriété numérique et de respect des réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les directives de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

La présente politique s'applique à tous les utilisateurs de nos services, qu'ils utilisent l'application avec ou sans création de compte, dans l'ensemble des 174 pays où notre application est disponible.

2. Responsable du traitement et contact

Le responsable du traitement des données personnelles est :

WAILO SAS, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS d'Orléans sous le numéro 938 460 953, dont le siège social est situé au 1 avenue du Champs de Mars CS 30019, 45074 ORLÉANS CEDEX 2, FRANCE.

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, veuillez nous contacter :

• Par email : dpo@wailo.fr
• Par courrier à l'adresse mentionnée ci-dessus

3. Principes fondamentaux et engagement

Notre approche de la confidentialité repose sur plusieurs principes fondamentaux :

Wailo est un outil professionnel. Vous pouvez y enregistrer vos contacts professionnels comme vos clients particuliers, dans le cadre de votre activité. L'enrichissement automatique ne s'applique qu'aux contacts professionnels, à partir d'informations publiées à ce titre ; les fiches de particuliers ne font l'objet d'aucune recherche automatisée.

Nous reconnaissons que l'intelligence artificielle est un outil puissant, mais qu'elle consomme des ressources énergétiques réelles. Chaque enrichissement inutile, par exemple sur des contacts personnels, mobilise nos serveurs, gaspille de l'énergie et génère un impact environnemental que nous nous efforçons de minimiser.

Chez WAILO, nous sommes engagés dans une démarche de sobriété numérique. Nous vous remercions d'utiliser notre IA de manière responsable et pertinente, en accord avec sa finalité professionnelle.

4. Collecte des informations

4.1 Informations que vous nous fournissez directement

Dans le cadre de l'utilisation de nos services, vous pouvez être amené à nous fournir les informations suivantes :

• Informations de contact professionnel : nom et prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel
• Informations d'identification pour la création de compte : adresse email, mot de passe sécurisé
• Informations relatives aux contacts professionnels que vous créez, scannez ou importez dans l'application
• Photos de vos contacts, réduites sur votre téléphone avant leur envoi à nos serveurs
• Informations d'utilisation de nos services, y compris vos préférences et paramètres

Vous vous assurez d'avoir le droit d'enregistrer les coordonnées que vous ajoutez. WAILO traite ces données pour votre compte (voir les sections 6 et 16).

4.2 Informations collectées automatiquement

Lors de votre utilisation de notre application ou de notre site web, certaines informations peuvent être collectées automatiquement :

• Données de journalisation (logs) : informations techniques nécessaires au bon fonctionnement de l'application
• Données de localisation approximative (uniquement si vous utilisez notre service depuis un appareil mobile et avec votre consentement explicite)
• Détails de l'utilisation : actions réalisées dans l'application (par exemple la création ou la modification d'un contact), nécessaires au fonctionnement du service et au support
• Informations sur l'appareil : modèle, système d'exploitation, identifiants uniques de l'appareil, paramètres réseau
• Version de l'application : l'application transmet son numéro de version à nos serveurs, pour vérifier la compatibilité et assurer la sécurité
• Compteurs anti-abus : une empreinte de l'appareil et une empreinte de l'adresse IP, pour compter les créations de contacts (voir 5.7)

Ces informations sont collectées dans le but d'améliorer votre expérience utilisateur, d'assurer la sécurité de nos services et d'optimiser nos fonctionnalités.

5. Utilisation des informations

5.1 Fourniture et gestion de nos services

• Permettre la création, l'enrichissement et la gestion de vos contacts professionnels
• Assurer le bon fonctionnement technique de l'application et du site web
• Authentifier les utilisateurs et sécuriser les comptes
• Sauvegarder et synchroniser vos données entre différents appareils (uniquement avec création de compte)
• Ajouter vos contacts dans le carnet de votre téléphone, si vous activez cette synchronisation (voir 5.6)

5.2 Amélioration et personnalisation de l'expérience utilisateur

• Analyser l'utilisation de nos services pour les améliorer
• Personnaliser votre expérience en fonction de vos préférences et habitudes d'utilisation
• Développer de nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins des utilisateurs
• Résoudre les problèmes techniques et améliorer la performance de l'application

5.3 Communication et support

• Vous contacter concernant votre compte ou votre utilisation de nos services
• Répondre à vos demandes d'assistance et de support
• Vous informer des mises à jour importantes de l'application ou de nos conditions
• Vous envoyer des communications relatives à votre abonnement (si applicable)

5.4 Enrichissement des contacts via le Wailo Search Engine

Les contacts créés, scannés ou importés sont traités par défaut sur les serveurs de Wailo dans le but d'enrichir et structurer vos fiches contacts professionnelles. Notre moteur de recherche IA « Wailo Search Engine » recherche à votre place des informations publiques délibérément publiées sur Internet par vos contacts, telles que :

• Adresses professionnelles
• Coordonnées de contact publiques
• Liens vers des profils professionnels publics
• Sites web professionnels
• Informations d'activité professionnelle publiquement disponibles

Ces informations sont utilisées exclusivement pour enrichir vos fiches contacts et vous fournir une expérience utilisateur optimisée. Elles ne sont jamais revendues ni exploitées à des fins commerciales.

5.5 Données liées aux fonctionnalités téléphoniques Android

Lorsque l'utilisateur choisit de définir WAILO comme application de téléphonie par défaut sur Android, l'application peut accéder au journal d'appels (numéro, date, durée et type d'appel) ainsi qu'aux noms et photos des contacts enregistrés sur l'appareil.

Ces données sont utilisées uniquement pour afficher l'historique des appels, identifier les appelants et proposer l'écran d'appel WAILO. Elles sont stockées localement sur l'appareil et ne sont pas transmises aux serveurs WAILO, à l'exception des coordonnées des contacts créés ou importés volontairement dans l'application.

WAILO n'enregistre pas, n'écoute pas et ne transcrit pas les communications téléphoniques. Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur Android. WAILO n'est ni un opérateur de télécommunications ni un service d'urgence. Les autorisations peuvent être retirées à tout moment dans les paramètres Android.

5.6 Synchronisation avec le carnet de contacts du téléphone

Si vous l'activez, WAILO ajoute vos contacts, avec leur photo ou leur logo, dans le carnet de votre téléphone. Ils apparaissent ainsi dans vos appels, SMS, messageries et e-mails.

• Sur iPhone, un compte de contacts est installé par un profil de configuration. Il utilise des identifiants propres à l'appareil, révocables.
• Sur Android, les contacts sont copiés dans un compte « Wailo ».
• Les contacts des répertoires partagés dont vous êtes membre y sont aussi.
• À votre déconnexion, la synchronisation de l'appareil est coupée et les contacts Wailo sont retirés du téléphone.

Un contact que vous enregistrez à la main dans le téléphone, en dehors de Wailo, reste une copie personnelle. Une fois dans le téléphone, un contact dépend des protections de l'appareil, par exemple son code de verrouillage.

5.7 Limite de créations de contacts et prévention des abus

Les invités et les comptes gratuits peuvent créer 20 contacts par mois. Une LiveCard reçue ne compte pas dans cette limite. Les offres Pro et Entreprise sont sans limite.

Pour éviter les abus, notre serveur compte les créations de contacts par appareil, à partir d'une empreinte de l'appareil, et par adresse IP, dont nous ne conservons qu'une empreinte, jamais l'adresse en clair. Ces compteurs sont conservés 2 mois au plus. Nous pouvons limiter les créations anormales. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à protéger le service.

6. Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur les bases légales suivantes :

• Exécution contractuelle : Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez souscrit en utilisant nos services.
• Consentement : Vous avez donné votre consentement explicite pour le traitement de vos données à des fins spécifiques, notamment lors de la création d'un compte.
• Intérêts légitimes : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par WAILO, notamment l'amélioration de nos services, la sécurité de notre plateforme, la prévention des abus et l'enrichissement des fiches à partir d'informations professionnelles publiques.
• Obligations légales : Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Pour les contacts que vous importez ou créez dans l'application, vous vous assurez d'avoir le droit d'enregistrer ces coordonnées. WAILO traite ces données pour votre compte.

Pour compléter les fiches avec des informations publiées à titre professionnel par les personnes concernées, WAILO s'appuie sur l'intérêt légitime : permettre à l'utilisateur de disposer de coordonnées professionnelles à jour. Les personnes concernées peuvent s'y opposer à tout moment en écrivant àdpo@wailo.fr.

Si vous n'utilisez pas WAILO mais que vos coordonnées figurent dans l'application d'un utilisateur, vous pouvez demander l'accès à ces données, leur rectification ou leur effacement, ou vous opposer à leur traitement, à la même adresse.

7. Stockage et conservation des données selon votre mode de connexion

7.1 Sans création de compte (session invitée)

• Sans compte, l'application ouvre une session invitée sur nos serveurs.
• Les contacts que vous créez sont envoyés à nos serveurs, enrichis par intelligence artificielle, puis conservés sur nos serveurs.
• Si vous créez un compte ensuite, ces contacts sont rattachés à votre compte.
• L'enrichissement IA est inclus par défaut, sans inscription.
• Pour éviter les abus, le serveur compte les créations de contacts par appareil (empreinte de l'appareil) et par adresse IP (empreinte, jamais l'adresse en clair). Ces compteurs sont conservés 2 mois au plus.
• Vous pouvez demander la suppression de vos contacts à tout moment.

7.2 Avec création de compte (gratuit ou payant)

• Que ce soit en mode gratuit (jusqu'à 20 contacts créés par mois) ou avec un abonnement Pro ou Entreprise, la création d'un compte active automatiquement le stockage et la sauvegarde chiffrée de vos contacts sur nos serveurs.
• Cela vous permet de retrouver vos fiches en cas de perte, de changement d'appareil, ou de synchroniser plusieurs téléphones.
• En créant un compte, vous acceptez explicitement le stockage sécurisé de vos fiches contacts sur nos serveurs.
• La durée de conservation des données est limitée à la durée de votre compte, plus une période de grâce après résiliation pour permettre une éventuelle réactivation.

7.3 Durées de conservation

Les contacts créés sans compte utilisateur sont conservés sur nos serveurs tant que la session invitée est utilisée, et rattachés à votre compte si vous en créez un. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment en écrivant à dpo@wailo.fr.

8. Partage des informations

8.1 Avec votre consentement explicite

En dehors de nos sous-traitants (8.2) et de nos obligations légales (8.3), nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers sans avoir obtenu votre consentement explicite.

8.2 Nos sous-traitants

Pour fournir nos services, nous faisons appel à des prestataires qui agissent sur nos instructions et n'accèdent qu'aux données nécessaires à leur mission. Ils sont liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité.

Vous pouvez obtenir le détail d'un prestataire particulier et des garanties applicables en nous écrivant à l'adresse indiquée à la section 17.

8.3 Pour des raisons légales

Nous pouvons être amenés à divulguer vos informations personnelles si nous estimons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour :

• Répondre à des obligations légales, réglementaires, ou à des procédures judiciaires
• Protéger les droits, la propriété ou la sécurité de WAILO, de nos utilisateurs ou du public
• Détecter, prévenir ou traiter des problèmes de fraude, de sécurité ou techniques

8.4 Synchronisation avec votre CRM (offre Entreprise)

Si vous reliez votre compte Salesforce à Wailo, les fiches contact que vous créez ou modifiez dans Wailo sont transmises à votre propre organisation Salesforce : nom, prénom, société, fonction, adresse e-mail, numéros de téléphone, description et mots-clés.

Ce transfert n'a pas lieu à notre initiative. Il résulte d'une connexion que vous établissez volontairement et que vous pouvez interrompre à tout moment, depuis l'application ou depuis votre compte Salesforce.

Une fois parvenues dans votre organisation Salesforce, ces données relèvent de votre responsabilité et des conditions de votre propre contrat avec cet éditeur. Wailo n'y accède plus que pour maintenir la synchronisation que vous avez demandée.

Nous vous rappelons que vous devez disposer d'une base légale pour traiter les données des personnes que vous enregistrez, et les informer de ce traitement.

8.5 Comptes rattachés à une entreprise (offre Entreprise)

Lorsqu'une entreprise souscrit une offre Wailo Entreprise et vous invite à la rejoindre :

• le propriétaire du compte et les administrateurs voient votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail et votre rôle dans l'annuaire de l'entreprise, ainsi que les autres membres de l'équipe ;
• ils ne voient pas vos contacts personnels, vos répertoires privés, ni le contenu de vos fiches, sauf si vous les partagez explicitement dans un répertoire commun ;
• seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent créer un répertoire d'entreprise. Un collègue peut y être ajouté sans échange de LiveCard. L'ajout peut concerner tous les membres d'un coup, et les nouveaux membres peuvent y être ajoutés automatiquement si l'administrateur active cette option ;
• un contact créé dans un répertoire d'entreprise appartient à l'entreprise, et l'administrateur peut exporter ces contacts depuis le panel Entreprise ;
• l'administrateur peut vous retirer de l'entreprise. Les contacts des répertoires de l'entreprise quittent alors votre Wailo et votre téléphone, dès que votre appareil est connecté à nos serveurs. Ils restent à l'entreprise, qui peut les réattribuer, les restaurer depuis la corbeille d'entreprise (30 jours) ou les rendre à un membre ;
• vos contacts personnels et votre compte vous restent. Votre LiveCard perd les informations de l'entreprise (votre prénom et votre nom restent) ;
• le propriétaire peut désigner un successeur.

L'entreprise s'engage à informer ses collaborateurs de ce fonctionnement. Dans ce cadre, l'entreprise et Wailo agissent chacun pour leur part : Wailo pour la fourniture du service, l'entreprise pour l'usage qu'elle fait de l'annuaire et des contacts partagés de ses équipes.

9. Sécurité des données

Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux et mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations contre l'accès non autorisé, la perte, l'usage abusif ou la modification.

Ces mesures comprennent notamment :

• Le chiffrement des données de contact stockées sur nos serveurs
• L'accès restreint aux données, limité au personnel autorisé
• Des protocoles de sécurité rigoureux pour nos systèmes et infrastructures

Malgré ces précautions, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données personnelles, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les personnes. Nous informons aussi les personnes concernées lorsque la loi l'exige, notamment en cas de risque élevé pour leurs droits et libertés.

10. Confidentialité et engagement éthique

Notre application est conçue pour un usage professionnel. Nous n'utilisons pas vos données de contact pour autre chose que le fonctionnement du service.

Vos données sont chiffrées pendant leur transfert et sur nos serveurs. Leur accès est strictement limité aux besoins du service et du support. Elles ne sont jamais revendues ni exploitées à des fins commerciales. Notre modèle économique repose sur la fourniture de services de qualité à nos utilisateurs, et non sur la monétisation de leurs données.

11. Transferts internationaux de données

WAILO est disponible dans 174 pays et nos services peuvent impliquer le transfert de données à travers différentes juridictions. Lorsque nous transférons des données personnelles en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE), nous prenons des mesures pour assurer un niveau de protection adéquat, conformément aux exigences du RGPD.

Ces mesures peuvent inclure :

• Le transfert vers des pays reconnus par la Commission européenne comme offrant une protection adéquate
• L'utilisation de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
• Tout autre mécanisme de garantie reconnu par le RGPD

Nos serveurs et nos sauvegardes sont hébergés en France. Certains de nos prestataires sont établis en dehors de l'Union européenne : intelligence artificielle, envoi d'e-mails, services d'Apple et de Google, fournisseurs d'images publiques. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou sur tout autre mécanisme reconnu par le RGPD. Vous pouvez nous demander le détail des garanties applicables à un traitement donné en nous écrivant à l'adresse indiquée à la section 17.

12. Vos droits

Conformément au RGPD et aux lois applicables sur la protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la restriction du traitement de vos données dans certaines situations.
• Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander le transfert de vos données à vous-même ou à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.
• Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Pour exercer ces droits ou pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter à dpo@wailo.fr. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également adresser une réclamation à l'autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL).

13. Politique relative aux cookies

Le site wailo.ai ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience ni de publicité. Le panel Entreprise utilise uniquement un cookie de session, nécessaire à la connexion. L'application mobile n'utilise pas de cookie. En cas d'ajout futur de traceurs non essentiels, WAILO mettra à jour la présente politique et recueillera le consentement requis.

14. Protection des mineurs

WAILO est destiné aux personnes âgées d'au moins 15 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes de moins de 15 ans. Si vous pensez qu'un mineur de moins de 15 ans nous a transmis des données personnelles, contactez-nous à dpo@wailo.fr afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires.

15. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment pour refléter des changements dans nos pratiques, nos services ou les exigences légales. Les changements seront effectifs dès leur publication sur https://wailo.ai.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par le biais de notre application ou par email si vous avez créé un compte.

16. Règles de conformité RGPD & CNIL

16.1 Droit d'enregistrer les contacts

Avant de créer ou d'importer un contact, vous vous assurez d'avoir le droit d'enregistrer ses coordonnées. WAILO traite ces données pour votre compte. Pour les informations publiques que nous ajoutons à la fiche, la base légale est décrite à la section 6.

16.2 Traitement sécurisé

Les contacts créés, scannés ou importés sont traités par défaut sur les serveurs de Wailo dans le but d'enrichir et structurer vos fiches contacts professionnelles, en recherchant à votre place des informations publiques délibérément publiées sur Internet par vos contacts, grâce à notre moteur de recherche IA « Wailo Search Engine ».

16.3 Minimisation des données

Conformément au principe de minimisation des données du RGPD, nous ne collectons et ne traitons que les données strictement nécessaires aux finalités décrites dans cette politique.

17. Contactez-nous

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter :

• Par email : dpo@wailo.fr
• Par courrier : WAILO SAS, 1 avenue du Champs de Mars CS 30019, 45074 ORLÉANS CEDEX 2, FRANCE